Kat Malikleri Toplantısı: Tebligat, Tutanak ve Kararın Belgelenmesi (2026)

Binada aylarca konuşuldu, sonunda çoğunluk sağlandı. Salonda el kaldırıldı, herkes birbirini tebrik etti, çay içildi, dağılındı. Altı ay sonra bir malik avukatıyla geliyor ve şunu söylüyor: benim o toplantıdan haberim yoktu, gündemi görmedim, o karar beni bağlamaz. Elinizde ne var? Bir grup fotoğrafı ve herkesin hatırladığı bir akşam.

Bu yazı kaç oy gerektiğini anlatmıyor. O konuyu ayrı ayrı ele aldık: salt çoğunluk ve P1 kararı ile üçte iki çoğunluk kararı yazılarına bakabilirsiniz. Burada bir adım sonrasını konuşacağız: çoğunluk sağlandığına göre, bu karar nasıl belgelenecek ki altı ay sonra ayakta kalsın. Çağrıdan tebligata, hazirun listesinden tutanağın imzasına kadar.

Neden tutanak bu kadar önemli?

Basit bir cümleyle özetleyeyim: tutanak kararı doğurmaz, kararı ispatlar. Kararı doğuran şey maliklerin iradesidir. Ama o irade salondan çıkıp havada kaybolursa, hukuk açısından hiç var olmamış gibi davranılır.

Sahada gördüğüm tablo şu. Toplantı akşamında herkes samimidir, kimse kağıt kalem istemez, hatta ısrar eden kişi güvensizlikle suçlanır. Aylar geçer, müteahhitle pazarlık sertleşir, birinin kafası karışır, bir akrabası araya girer, biri daha iyi bir teklif duyar. O noktada geri adım atmanın en kolay yolu, kararın kendisini tartışmaya açmaktır. Karşınızdaki kişi kararın içeriğine değil, usulüne saldırır: çağrı yapılmadı, gündem bildirilmedi, oylar yanlış sayıldı, vekaletname geçersizdi.

Bu itirazların hepsinin ortak özelliği var: belgeyle çürütülür, hafızayla çürütülmez. Bir uyuşmazlıkta hakim toplantıda bulunmadı, mahalledeki havayı bilmiyor, kimsenin niyetini ölçmüyor. Önüne konan evraka bakıyor. Evrak eksikse iyi niyetli taraf da kaybeder.

Bir noktayı baştan söyleyeyim: bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki tavsiye değildir. Uygulanacak usul, binanızın durumuna, riskli yapı ilanının aşamasına ve güncel mevzuata göre değişebilir. Toplantı tarihinden önce bir avukatla oturup kendi binanızın yol haritasını çıkarın; aşağıdakiler o görüşmede neyi soracağınızı bilmeniz için.

Toplantı öncesi: çağrıyı ispatlanabilir yapın

Kararın en zayıf halkası genelde toplantının kendisi değil, toplantıdan önceki hafta. Çünkü itirazların çoğu şu tek cümleden doğuyor: benim haberim yoktu.

Toplantıdan önce halletmeniz gerekenler:

• Güncel malik listesini tapudan çıkarın. Kapıdaki isim levhasına güvenmeyin. Daire satılmış, miras yoluyla üç kardeşe bölünmüş, bir hisse şirkete geçmiş olabilir. Çağrıyı tapudaki kişilere yapmanız gerekir, oturanlara değil. Kiracının haberi olması hiçbir şey ifade etmez.
• Gündemi yazılı hazırlayın. Çağrı kağıdında toplantının tarihi, saati, yeri ve görüşülecek konular açıkça yazmalı. Toplantıya geleceğiz demek yetmez; ne konuşulacağını bilmeyen malik, katılmama tercihini bilinçli yapamamış sayılır. Gündemi geniş değil net yazın.
• Yeterli süre tanıyın. Bugün haber verip yarın toplanma alışkanlığı, itiraz için hazır bir gerekçe üretir. Maliklerin programını ayarlayabileceği, gerekirse avukatına danışabileceği makul bir süre bırakın. Şehir dışında yaşayan malik varsa bu süre daha uzun olmalı.
• Çağrının ulaştığını ispatlayın. Bu kritik. Elden verdiyseniz imza karşılığı verin: teslim eden, teslim alan, tarih. Adreste bulamadığınız malik için noter kanalı gündeme gelir. Bina girişine asılan bir kağıt kolaydır ama tek başına kimseye tebliğ edilmiş sayılmaz; ilan yaptıysanız bile fotoğrafını tarih bilgisiyle saklayın ve bireysel bildirimi ayrıca yapın.
• Ulaşılamayan ve yurt dışındaki malikler için önlem alın. Adresi bilinmeyen, yurt dışında yaşayan veya iletişimi kesmiş bir malik varsa bunu toplantı gününe bırakmayın. Ulaşmak için ne yaptığınızı belgeleyin: gönderilen bildirimler, dönen zarflar, kaydedilen tarihler. İzlenecek doğru usulü, hatta gerekiyorsa mahkemeden bir adım gerekip gerekmediğini avukatınıza sorun.

Aynı binadaki malikleri bir masaya oturtmanın kendisi de ayrı bir iş. Bunu nasıl kuracağınızı komşularla anlaşma ve malik birliği yazımızda ayrıntısıyla anlattım; çağrı sürecini oradaki yapıyla birlikte kurgularsanız çok daha az sürtüşme yaşarsınız.

Toplantı anı: hazirun listesi ve doğru oy sayımı

Toplantı başladığında yapılacak ilk iş konuşmak değil, kimin salonda olduğunu kayda geçirmek. Bunun adı hazirun listesi, yani katılım listesi. Sonradan hatırlanarak yazılan bir katılım listesi hiçbir işe yaramaz; liste toplantı başlarken elden ele dolaşmalı ve o an ıslak imzalanmalıdır.

Hazirun listesinde her satır için bulunması gerekenler:

• Bağımsız bölüm numarası (daire, dükkan, depo)
• Malikin adı soyadı
• Tapudaki arsa payı
• Katılım şekli: bizzat mı, vekaletle mi
• Vekaletle ise vekilin adı, vekaletnamenin noteri, tarihi ve yevmiye numarası
• Islak imza

Vekaletle katılım ayrı bir dikkat ister. Sahada en çok burada hata yapılıyor, çünkü vekaletnameye bakan kişi genelde imzaya ve mühre bakıp geçiyor. Oysa asıl mesele kapsam. Beş yıl önce araç satışı için verilmiş bir vekalet, kentsel dönüşüm kararına katılmaya yetki vermez. Vekaletin tarihine, azledilip azledilmediğine ve yetki maddelerinin bu işlemi kapsayıp kapsamadığına bakın. Bir örneğini alıp tutanağa ek yapın. Şüphe varsa o oyu sayıya katmadan önce notere teyit ettirin. Müteahhide verilen vekaletlerin kapsamı ise büsbütün ayrı bir konu; müteahhide verilen vekaletname yazımızda nelerin yetki dışında bırakılması gerektiğini yazdım.

Şimdi en kritik başlık. Oylar arsa payı üzerinden sayılır. Daire sayısı üzerinden değil. Bu cümleyi toplantıya gelen herkesin duyduğundan emin olun, çünkü sahada gördüğüm en yaygın ve en pahalı yanlış bu. On dairelik bir binada altı kişinin el kaldırması çoğunluk anlamına gelmez; o altı kişinin tapudaki paylarının toplamı gereken orana ulaşmalıdır. Zemin kattaki dükkanın payı üst kattaki iki dairenin toplamından büyük olabilir. Bir daire üç mirasçı arasında bölünmüşse o dairenin payı da hisselere göre bölünür.

Bu yüzden toplantıdan önce her bağımsız bölümün arsa payını güncel tapu kaydından çıkarıp bir tabloya dökün ve toplamın binanın tamamını verdiğini kontrol edin. Arsa paylarının nasıl okunacağını ve payların adil dağılıp dağılmadığını arsa payı ve değerleme yazımızda anlattım. Oylama bittiğinde lehte ve aleyhte oyları hem kişi sayısı hem pay oranı olarak yazın; ikisini birden yazmak sonradan çıkacak sayım tartışmalarını baştan bitirir.

Tutanakta ne yazmalı? Kopyalayabileceğiniz iskelet

Tutanak edebi bir metin değil, bir kayıt belgesidir. Kısa, düz ve eksiksiz olmalı. Aşağıdaki iskeleti sırasıyla doldurursanız, sonradan sorulacak soruların neredeyse tamamının cevabı belgenin içinde olur.

1. Başlık. Belgenin ne olduğu tek satırda: taşınmazın bulunduğu il, ilçe, mahalle, ada ve parsel bilgisiyle birlikte kat malikleri toplantı tutanağı ifadesi.
2. Taşınmazın tanımı. Açık adres, ada ve parsel numarası, toplam bağımsız bölüm sayısı. Karışıklığa yer bırakmayın.
3. Tarih, saat ve yer. Toplantının başladığı gün ve saat, yapıldığı yer. Toplantı geç başladıysa gerçek saati yazın.
4. Çağrının nasıl yapıldığı. Kime, ne zaman, hangi yolla bildirim yapıldığı; imza karşılığı teslim, noter kanalı veya diğer yöntemler. Bu maddeyi atlamayın, itirazların çoğu buraya çarpıp duruyor.
5. Gündem. Çağrıda duyurulan konular, madde madde ve çağrıdakiyle birebir aynı ifadelerle.
6. Katılanlar ve arsa payları. Hazirun listesine atıf yapın ve listeyi tutanağa ek olarak iliştirin. Toplantıya katılan pay oranı ile katılmayanların pay oranını ayrıca yazın.
7. Vekaletle katılımlar. Vekilin adı, temsil ettiği malik, vekaletnamenin noteri, tarihi ve yevmiye numarası. Örnekleri ek yapın.
8. Görüşmelerin özeti. Uzun tutanak tutmayın; ne konuşulduğunu birkaç cümleyle özetleyin. Tartışmaları ve kişisel ifadeleri yazmaya gerek yok.
9. Alınan karar. Belgenin kalbi burası. Tek ve net bir cümleyle, yoruma kapalı biçimde yazın. Yaklaşık, gerekirse, uygun görülürse gibi ifadeler kullanmayın. Kararın neyi kapsadığı, neyi kapsamadığı anlaşılmalı.
10. Oylama sonucu. Lehte oy veren malik sayısı ve toplam arsa payı oranı; aleyhte oy verenler için aynı bilgiler; çekimser varsa ayrıca. Oranı hem kesir hem yüzde olarak yazmak faydalı olur.
11. Katılmayan ve karşı çıkan maliklere ilişkin karar. Kararın bu maliklere hangi yolla bildirileceği ve bildirimi kimin yürüteceği.
12. Görevlendirme. Süreci yürütmek üzere yetkilendirilen kişi veya kişiler ve yetkinin sınırları. Sınırı yazmazsanız sonradan tartışma çıkar.
13. Ekler listesi. Hazirun listesi, vekaletname örnekleri, çağrı belgeleri, varsa teklif dosyaları. Numaralandırın.
14. Nüsha sayısı. Kaç nüsha düzenlendiği ve kimlerde kalacağı.
15. İmzalar. Katılan tüm maliklerin ve vekillerin adı, soyadı, bağımsız bölüm numarası ve ıslak imzası. Karşı oy veren malik de imzalar; imzası kararı kabul ettiği anlamına gelmez, toplantıda bulunduğu anlamına gelir. İsterse muhalefet şerhini yazıp altına imza atabilir, bu onun hakkıdır ve tutanağı güçlendirir.

Uyarı: Yukarıdaki liste bir iskelettir, hazır hukuki metin değildir. Kendi binanızın durumuna göre eksik veya fazla maddeler olabilir. Doldurduğunuz tutanağı imzaya açmadan önce bir avukata veya notere teyit ettirin; birkaç saatlik bu kontrol, iki yıl sürecek bir davadan ucuzdur.

Nüsha konusunda pratik tavsiyem: en az katılan malik sayısı kadar artı birkaç yedek nüsha hazırlayın, hepsini aynı anda imzalatın ve her malike kendi nüshasını o akşam verin. Tek nüsha hazırlanıp fotokopisi dağıtılan tutanaklarda, aslın kimde olduğu sonradan başlı başına bir kavgaya dönüşüyor.

Katılmayan malike tebligat neden şart?

Toplantı bitti, karar alındı, tutanak imzalandı. İş burada bitmiyor. Toplantıya katılmayan ya da katılıp karşı oy kullanan malikin kararı usulüne uygun biçimde öğrenmesi gerekiyor.

Bunun iki sebebi var. Birincisi, karşı çıkan malikin haklarını kullanabilmesi için kararı bilmesi gerekir; bilmediği bir karara itiraz edemez. İkincisi ve sizin açınızdan daha önemlisi, bu malikle ilgili sonraki adımların çoğu kararın kendisine bildirilmiş olmasına bağlıdır. Bildirim yapılmadan ilerlerseniz, aylar sonra sürecin en kritik noktasında geriye dönülür ve baştan başlarsınız.

Bildirimde işe yarayan iki yol var:

• Elden imza karşılığı teslim. Kararın bir nüshasını verirsiniz, malik tarih atıp imzalar, siz nüshanın imzalı örneğini saklarsınız. Hızlı ve masrafsızdır. Ama malik imzalamayı reddederse elinizde bir şey kalmaz, o durumda ikinci yola geçilir.
• Noter kanalı. Bildirimin içeriğini, gönderildiği tarihi ve muhataba ulaşıp ulaşmadığını kayıt altına alır. Elden teslimi reddeden, adresinde bulunamayan, şehir dışında veya yurt dışında olan malikler için pratikte tek sağlam yol budur. Ücret için bağlı bulunduğunuz noterin güncel tarifesini sorun; bu kalemler her yıl değişiyor, internette gördüğünüz eski rakamlara göre bütçe yapmayın.

Kural basit: ispatı olmayan bildirim, yapılmamış bildirimdir. Telefonla aradım, komşusuna söyledim, WhatsApp mesajı attım cümlelerinin hiçbiri usulüne uygun bir tebligatın yerini tutmaz. Hangi bildirim yolunun sizin aşamanıza uygun olduğunu ve süreleri avukatınızla teyit edin; bu, tahmin yürütülecek bir konu değil.

Anlaşmaya katılmayan malikle ilgili sürecin devamında ne olacağını anlaşmayan malik ve hisse satışı yazımızda ayrıca ele aldım. O yazıdaki adımların hepsinin ön koşulu, bu bölümde anlattığım belgelendirmenin düzgün yapılmış olması.

Noter tespiti ne zaman gerekir?

Her toplantıyı noter huzurunda yapmak gerekmiyor. Ama bazı binalarda bu masraf, sonradan ödenecek bedelin yanında çok küçük kalıyor.

Şu durumlarda noter tespitini ciddi ciddi düşünün:

• Binada daha önce iptal edilmiş veya tartışmaya düşmüş bir karar varsa
• Büyük arsa paylı bir malik açıkça karşı çıkıyor ve dava sinyali veriyorsa
• Mirasçı sayısı yüksekse ve kim hangi hisseye sahip tam netleşmemişse
• Vekaletle katılım oranı yüksekse
• Maliklerden biri sonradan imza inkarına gidecek profilde ise

Artıları: Toplantının yapıldığı, kimin katıldığı ve imzaların kime ait olduğu tarafsız bir kayda bağlanır. Toplantı hiç yapılmadı ve o imza benim değil iddiaları büyük ölçüde biter. Uyuşmazlıkta elinizdeki en güçlü belge olur.

Eksileri: Masraf gelir, randevu ve zamanlama planlaması gerekir, toplantının doğal akışı biraz resmileşir. Bazı malikler noter lafını duyunca gerginleşir; bunu önceden anlatıp normalleştirmekte fayda var. Ücret için tarife sorulur, tahmin yürütülmez.

Ara bir yol da mümkün: toplantıyı kendiniz yapıp imzaları noterde onaylatmak. Bu, tam noter huzurunda toplantıdan daha esnek, hiçbir şey yapmamaktan çok daha güvenlidir. Hangisinin sizin durumunuza uygun olduğunu notere ve avukatınıza sorun.

En sık yapılan 5 hata

Aşağıdakiler teorik riskler değil, sahada tekrar tekrar gördüğüm somut hatalar. Her biri, aylar sonra süreci durduran birer sebebe dönüşüyor.

1. Oy sayımını daire üzerinden yapmak. Listenin başında bu var. Kişi sayısıyla çoğunluk hesaplayıp sevinmek, tapu paylarına bakıldığında çoğunluğun hiç sağlanmadığını fark etmekle bitiyor. Her zaman arsa payı.
2. Tutanağı sonradan imzalatmaya çalışmak. Toplantı akşamı kağıt çıkarmamak, ertesi hafta kapı kapı dolaşıp imza toplamak demek. O bir haftada fikri değişen, akrabasına danışan, telefonu açmayan mutlaka çıkar. İmza toplantı anında alınır.
3. Gündem dışı karar almak. Çağrıda yazmayan bir konuda karar alırsanız, katılmayan malik için elinizde hiçbir savunma kalmaz; o kişi bilseydi gelirdim diyebilir ve haklı olur. Gündeme girmeyen konu için yeni bir çağrı yapın.
4. Vekaletnameyi kontrol etmemek. Kağıdı görüp geçmek yetmez. Tarih, azil durumu ve yetki kapsamı bakılır. Sonradan geçersiz sayılan tek bir vekalet, bütün çoğunluğu aşağı çekebilir.
5. Tebligatı atlamak. Kararı alıp doğrudan sözleşme aşamasına koşmak. Katılmayan malike usulüne uygun bildirim yapılmadan atılan adımlar, ilerideki en kritik anda geri dönüyor.

Karar sonradan iptal edilir mi?

Edilebilir. Ve iptal gerekçelerinin büyük çoğunluğu kararın içeriğiyle değil, usulüyle ilgili oluyor. Yani kimse binanın yenilenmesine karşı çıkmıyor; toplantının nasıl yapıldığına karşı çıkıyor.

Pratikte tartışma yaratan tipik durumlar şunlar: çağrının bir kısım malike hiç ulaşmamış olması, gündemde bulunmayan bir konuda karar alınması, oyların pay yerine kişi sayısıyla sayılması, geçersiz veya kapsamı yetersiz vekaletlerin sayıma dahil edilmesi, kararın karşı maliklere usulüne uygun bildirilmemesi ve tutanaktaki kararın birden çok anlama gelecek şekilde muğlak yazılması.

Bunların her birinin sonucu ayrı hukuki değerlendirmeye tabidir; bir eksiklik her zaman kararın tamamen geçersiz sayılması anlamına gelmez. Ancak hepsinin ortak bedeli aynı: zaman. Süreç durur, müteahhit takvimi kayar, kira yardımı ve finansman planları sarsılır, binadaki güven erir. Kentsel dönüşümde en pahalı şey haksızlık değil, gecikmedir.

Bu yüzden önerim net: toplantıyı yapmadan önce bir avukatla tek bir hazırlık görüşmesi yapın. Çağrı metnini, gündemi ve tutanak taslağını ona gösterin. Bu görüşme, sonradan yaşanacak sorunların büyük kısmını daha doğmadan bitiriyor.

Özet

Çoğunluğu sağlamak sürecin görünen kısmı; kararı ayakta tutan şey ise belgelendirmenin kalitesi. Toplantıdan önce güncel malik listesini tapudan çıkarın, gündemi yazılı hazırlayın, çağrının herkese ulaştığını ispatlanabilir biçimde yapın ve makul süre tanıyın. Toplantı anında hazirun listesini ıslak imzayla doldurun, vekaletnamelerin kapsamını kontrol edin ve oyları mutlaka arsa payı üzerinden sayın. Tutanağa tarihi, yeri, gündemi, katılanları paylarıyla, kararı tek ve net bir cümleyle, oy oranlarını ve ıslak imzaları yazın; yeterli nüsha hazırlayıp herkese o akşam teslim edin. Sonrasında katılmayan ve karşı çıkan maliklere kararı usulüne uygun, ispatı olan bir yolla bildirin. Gerilimli binalarda noter tespitini masraf değil sigorta olarak görün.

Son not: bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Toplantı usulü, bildirim yöntemleri ve süreler binanızın niteliğine, sürecin hangi aşamada olduğuna ve güncel mevzuata göre değişebilir. Tutanağı imzaya açmadan önce bir avukata danışın, noter işlemleri ve ücretler için bağlı bulunduğunuz noterden güncel bilgi alın.

İlgili rehberler:

• Salt çoğunluk ve P1 kararı
• Üçte iki çoğunluk kararı
• Komşularla anlaşma ve malik birliği
• Anlaşmayan malik ve hisse satışı
• Müteahhide verilen vekaletname